Истребование личных документов с территории иностранных государств

Истребование документов с территории иностранных государств осуществляется в рамках международной правовой помощи на основании Конвенции о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, подписанной 22.01.1993 в г. Минске, действующей во взаимоотношениях России с государствами-участниками СНГ и Грузии (в редакции Протокола к ней от 28.03.1997, в котором участвует Россия, Армения, Беларусь, Казахстан, Молдова, Украина, Таджикистан), двусторонних договоров Российской Федерации.

Порядок предоставления государственной услуги по истребованию личных документов с территории иностранного государства установлен Административным регламентом Министерства иностранных дел Российской Федерации и Министерства юстиции Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по истребованию личных документов, утвержденным приказом МИДа России и Минюста России от 29.06.2012 № 10489/124 (далее - Административный регламент).

Полномочия по предоставлению государственной услуги осуществляются: Министерством иностранных дел Российской Федерации, консульскими учреждениями, Министерством юстиции Российской Федерации и его территориальными органами и органами ЗАГС.

На территории Российской Федерации государственную услугу предоставляют: Департамент Министерства иностранных дел Российской Федерации, Департамент Министерства юстиции Российской Федерации, территориальные органы Министерства юстиции Российской Федерации и органы ЗАГС.

На территории иностранных государств государственную услугу предоставляют консульские учреждения.

Получателями государственной услуги при истребовании личных документов о государственной регистрации актов гражданского состояния, об образовании, о трудовом стаже и других документов, касающихся прав и интересов заявителей являются:

- российские граждане, иностранные граждане и лица без гражданства, в отношении которых истребуются документы;

- родственники умершего или другие заинтересованные лица в случае, если лицо, в отношении которого была составлена ранее запись акта гражданского состояния, умерло (в случае обращения об истребовании документа о государственной регистрации акта гражданского состояния);

- родители (лица их заменяющие) или представители органа опеки и попечительства в случае, если лицо, в отношении которого была составлена запись акта о рождении, не достигло ко дню выдачи повторного свидетельства совершеннолетия (в случае обращения об истребовании документа о государственной регистрации акта гражданского состояния);

- иное лицо в случае представления доверенности, удостоверенной в установленном порядке, от лица, имеющего в соответствии с настоящим актом право на получение документов.

Для истребования личных документов в соответствии с Административным регламентом заявитель вправе обратиться по почте в орган ЗАГС по месту жительства, главное управление (управление) Минюста России по субъекту Российской Федерации (далее - территориальный орган Минюста России) или Минюст России, предоставив заявление об истребовании документа (бланк которого предусмотрен приложениями №№ 5 и 6 к Административному регламенту) и копию паспорта.

В случае личной' явки в орган ЗАГС, территориальный орган Минюста России заявитель представляет: документ, удостоверяющий личность, и заявление об истребовании документа (бланк которого предусмотрен приложениями №№ 5 и 6 к Административному регламенту). 

Заявление заполняется с использованием компьютерной, машинописной техники или разборчивым почерком (не допускается исправление ошибок путем зачеркивания и с помощью корректирующих средств).

При истребовании документа о государственной регистрации актов гражданского состояния с территории государств-участников СНГ, стран Балтии, Абхазии, Южной Осетии и Грузии заявителю следует заполнить заявление, бланк которого предусмотрен приложением № 6 к Административному регламенту. 

Адреса места жительства и органа ЗАГС на территории России указываются полностью, включая почтовый индекс. Все графы заполняются как можно более точной информацией, особенно наименование органа по регистрации актов гражданского состояния (ЗАГС или РАГС) иностранного государства. При отсутствии данных указывается причина, а в графе «дополнительные сведения» приводится уточняющая информация. По усмотрению заявителя заявление может быть дополнено копиями иных документов, наличие которых позволит облегчить и ускорить поиск необходимой актовой записи.

При истребовании документов по линии ЗАГС с территории других государств (дальнего зарубежья), а также документов об образовании, о трудовом стаже и других документов, касающихся прав и интересов заявителя, хранящихся в архивных фондах (либо в организациях до передачи в архивные фонды), - следует заполнить заявление, бланк которого предусмотрен приложением № 5 к Административному регламенту.

В случае истребования документов об образовании в заявлении указываются анкетные данные заявителя (фамилия, имя, отчество, сведения об их изменениях и другие сведения), наименование и адрес (если известно) учебного учреждения, в котором осуществлялось обучение, период обучения, полное наименование истребуемого документа и цель его получения.

В случае истребования документов о трудовом стаже в заявлении указываются анкетные данные заявителя (фамилия, имя, отчество, сведения об их изменениях и другие сведения), наименование и адрес (если известно) организации, в которой осуществлялась трудовая деятельность, периоды работы, полное наименование истребуемого документа и цель его получения, а также сведения, которые должны содержаться в истребуемом документе. Кроме того рекомендуется к заявлению прикладывать копии листов трудовой книжки, а при наличии и других документов об осуществлении трудовой деятельности на территории иностранного государства.

В случае истребования документа о наличии (отсутствии) гражданства в заявлении указываются анкетные данные заявителя (фамилия, имя, отчество, сведения об их изменениях, дата и место рождения и другие сведения), периоды и адреса проживания на территории иностранного государства и другие сведения в соответствии с пунктами бланка заявления.

Заявление заполняется на каждый документ отдельно.

В соответствии с пунктом 24 Административного регламента с территории иностранного государства взимается государственная пошлина за каждый документ.

Государственная пошлина уплачивается за истребование документов с территории иностранных государств – 350 рублей за каждый документ (подпункт 52 пункта 1 статьи 333.33 Налогового кодекса Российской Федерации).

Основанием для отказа в предоставлении государственной услуги является:

- наличие международного договора, участником которого является Российская Федерация, устанавливающего иной порядок истребования документов,

- отсутствие предусмотренных законодательством Российской Федерации полномочий МИД России, Минюста России, территориальных органов Минюста России, органов ЗАГС на истребование документов.

Исполнение запросов по истребованию личных документов с территории иностранного государства осуществляется в различные сроки.

Продолжительность срока исполнения зависит от установленного международным договором порядка взаимодействия компетентных органов государств. 

Так, государства, ратифицировавшие Протокол к Минской конвенции (Российская Федерация, Республика Армения, Республика Беларусь, Республика Казахстан, Республика Таджикистан, Украина и Республика Молдова), наделили свои территориальные органы регистрации актов гражданского состояния полномочиями по непосредственному межгосударственному взаимодействию по вопросам регистрации актов гражданского состояния.

В настоящее время любой территориальный орган ЗАГС Российской Федерации может направить запрос непосредственно в компетентный орган регистрации актов гражданского состояния одного из семи перечисленных выше государств, минуя органы Минюста России. В этих случаях истребуемые документы поступают в течение 3-4 месяцев.

При истребовании документов с территории государств СНГ, не ратифицировавших Протокол к Минской конвенции (Азербайджанская Республика, Кыргызская Республика, Республика Узбекистан, Туркменистан и Грузия), а также из стран Балтии и дальнего зарубежья, срок получения истребуемого документа значительно увеличивается и в среднем составляет от 10 до 12 месяцев.

Досудебный (внесудебный) порядок обжалования заявителем решений и действий (бездействия) органов, предоставляющих государственную услугу, а также их должностных лиц

Заявители имеют право подать жалобу на решение и (или) действие (бездействие) Департамента МИД России, Департамента Минюста России, территориального органа Минюста России, органа ЗАГС, консульского учреждения и (или) их должностных лиц при предоставлении государственной услуги (далее - жалоба). 

Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

• нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги;
• нарушение срока предоставления государственной услуги;
• требование у заявителя документов, не предусмотренных Административным регламентом и иными нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги;
• отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено Административным регламентом для предоставления государственной услуги, у заявителя;
• отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены Административным регламентом;
• затребование с заявителя при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации;
• отказ Департамента МИД России, Департамента Минюста России, территориального органа Минюста России, органа ЗАГС, консульского учреждения, должностного лица Департамента МИД России, Департамента Минюста России, территориального органа Минюста России, органа ЗАГС, консульского учреждения в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

Жалоба подается в Департамент МИД России, Департамент Минюста России, территориальный орган Минюста России, орган ЗАГС, консульское учреждение в письменной форме, в том числе при личном приеме заявителя, или в электронном виде.

Жалоба может быть направлена по почте, с использованием сети Интернет либо официальных сайтов МИД России, Минюста России (www.minjust.gov.ru), консульского учреждения, Единого портала.

Жалоба должна содержать:

- наименование органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

- фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), сведения о месте жительства заявителя – физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя – юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего;

- доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

В случае если жалоба подается через представителя заявителя, также представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени заявителя. В качестве документа, подтверждающего полномочия на осуществление действий от имени заявителя, может быть представлена:

- оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность (для физических лиц);

- оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность, заверенная печатью заявителя и подписанная руководителем заявителя или уполномоченным этим руководителем лицом (для юридических лиц);

- копия решения о назначении или об избрании либо приказа о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым такое физическое лицо обладает правом действовать от имени заявителя без доверенности.

Жалоба подлежит рассмотрению в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений – в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.

По результатам рассмотрения жалобы Департамент МИД России, Департамент Минюста России, территориальный орган Минюста России, орган ЗАГС, консульское учреждение принимают решение об удовлетворении жалобы либо об отказе в ее удовлетворении. 

В удовлетворении жалобы отказывают в следующих случаях:

- наличие вступившего в законную силу решения суда, арбитражного суда по жалобе о том же предмете и по тем же основаниям;

- подача жалобы лицом, полномочия которого не подтверждены в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

- наличие решения по жалобе, принятого ранее в соответствии с требованиями правил обжалования в отношении того же заявителя и по тому же предмету жалобы.

Департамент МИД России, Департамент Минюста России, территориальный орган Минюста России, орган ЗАГС, консульское учреждение вправе оставить жалобу без ответа в следующих случаях:

- наличие в жалобе нецензурных либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

- отсутствие возможности прочитать какую-либо часть текста жалобы, фамилию, имя, отчество (при наличии) и (или) почтовый адрес заявителя, указанные в жалобе.

Не позднее дня, следующего за днем принятия решения по результатам рассмотрения жалобы, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

В ответе по результатам рассмотрения жалобы указываются:

- наименование органа, предоставляющего государственную услугу, рассмотревшего жалобу, должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) его должностного лица, принявшего решение по жалобе;

- номер, дата, место принятия решения, включая сведения о должностном лице, решение или действие (бездействие) которого обжалуется;

- фамилия, имя, отчество (при наличии) или наименование заявителя;

- основания для принятия решения по жалобе;

- принятое по жалобе решение;

- в случае, если жалоба признана обоснованной, – сроки устранения выявленных нарушений, в том числе срок предоставления результата государственной услуги;

- сведения о порядке обжалования принятого по жалобе решения.

В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения, предусмотренного статьей 5.63 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, или признаков состава преступления должностное лицо, уполномоченное на рассмотрение жалоб, незамедлительно направляет соответствующие материалы в органы прокуратуры.

Реквизиты для оплаты государственной пошлины (банковский счет Управления Минюста России по Забайкальскому краю):

УФК по Забайкальскому краю (Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Забайкальскому краю)

ИНН 7536094099 КПП 753601001

р/с 40101810750042010001 ОТДЕЛЕНИЕ ЧИТА

л/с 04911879950

КБК 318 108 072 000 100 37110 

БИК 047 601 001

ОКТМО 76701000

График предоставления государственной услуги Управлением Минюста России по забайкальскому краю

Почтовый адрес: 672002, г. Чита, ул. Бутина, д. 37, а/я 1039

Адрес электронной почты: ru75@minjust.ru

Контактные номера телефонов: (3022) 35-84-11, 32-13-44

Электронный адрес официального сайта Минюста России: www.minjust.gov.ru

Электронный адрес официального сайта Управления Минюста России по Забайкальскому краю: www.to75.minjust.gov.ru

Консультации по вопросам предоставления государственной услуги предоставляются гражданам специалистами Управления Минюста России по Забайкальскому краю:

 - на личном приеме по адресу: г. Чита, ул. Костюшко-Григоровича, д. 4, кабинет 89  (4 этаж);

- по телефону для справок: (3022) 35-84-11.

Прием граждан по вопросам предоставления государственной услуги осуществляется специалистами отдела по контролю и надзору в сфере адвокатуры, нотариата, государственной регистрации актов гражданского состояния:

- Джупиной Леонидом Александровичем;

- Савчук Викторией Сергеевной;

- Огневой Натальей Борисовной.